Modèles de lettres de relance de facture impayée
Trois modèles de lettres de relance au format Word, correspondant aux trois étapes classiques de recouvrement amiable : un rappel courtois, une relance ferme, puis une mise en demeure avant contentieux.
Téléchargez le modèle, adaptez-le à votre entreprise, puis utilisez BatchDoc pour envoyer d'un coup toutes vos relances du mois depuis un Excel de créances impayées.
Relance facture n° {{NuméroFacture}}
Madame, Monsieur {{Client}},
Sauf erreur de notre part, votre facture
n° {{NuméroFacture}} d'un montant de {{Montant}}
échue le {{DateEchéance}} reste impayée à ce jour.
1. Première relance : courtoise
Envoyée quelques jours après l'échéance. Ton amical, on suppose un oubli : rappel du numéro de facture, du montant et de la date d'échéance, et coordonnées pour toute question.
2. Deuxième relance : ferme
Envoyée 15 à 30 jours après l'échéance. Ton plus ferme, on rappelle la première relance restée sans réponse, on demande un paiement sous 8 jours et on mentionne les pénalités de retard prévues au contrat.
3. Mise en demeure
Dernière étape amiable, envoyée en recommandé avec accusé de réception. Le courrier mentionne explicitement « mise en demeure », les pénalités, l'indemnité forfaitaire de recouvrement (40 €) et le passage au contentieux à défaut de paiement sous 8 jours.
Comment personnaliser ce modèle en masse avec BatchDoc
1. Votre Excel
Une ligne par destinataire, une colonne par champ à personnaliser. BatchDoc reconnaît vos colonnes automatiquement.
2. Ce modèle Word
Téléchargez le modèle ci-dessus, adaptez-le à votre charte si besoin, puis importez-le dans BatchDoc.
3. Vos documents générés et envoyés
Un PDF nominatif par ligne, correctement nommé, prêt à télécharger en ZIP ou à envoyer par email à chaque destinataire.
Questions fréquentes
Puis-je envoyer les trois relances depuis le même Excel ?+
Oui. Ajoutez une colonne « Étape » (1, 2, 3) dans votre Excel, filtrez sur l'étape voulue, et lancez la génération avec le modèle correspondant.
La mise en demeure doit-elle être envoyée en recommandé ?+
Pour avoir une date certaine et faire courir les intérêts, oui — la mise en demeure se fait généralement en recommandé avec accusé de réception. BatchDoc génère le PDF, à vous de l'imprimer et de l'envoyer.
Puis-je automatiser l'envoi par email des deux premières relances ?+
Oui, à partir du plan Starter. Chaque client reçoit sa lettre de relance nominative en PDF, avec l'objet et le message que vous avez rédigés.
Générez ce document en masse en une minute
Importez votre Excel, chargez ce modèle, laissez BatchDoc générer et envoyer chaque document à son destinataire.