Convocations personnalisées : AG de copropriété, associations, CSE, conseils municipaux
Une convocation nominative par destinataire, avec la bonne date, le bon ordre du jour, et parfois le bon nombre de tantièmes ou de voix : c'est le cauchemar administratif de tout syndic, président d'association ou secrétaire de CSE.
BatchDoc génère toutes vos convocations personnalisées à partir d'un simple fichier Excel de destinataires et d'un modèle Word, puis les envoie automatiquement par email à chaque convoqué — avec accusé de réception en option.
Comment faire avec BatchDoc
1. La liste des convoqués en Excel
Une ligne par personne, avec les champs utiles : nom, adresse, email, tantièmes, numéro de lot, mandat…
2. Votre modèle de convocation Word
Reprenez votre modèle habituel avec ordre du jour, date, lieu. Personnalisez avec {{Nom}}, {{Adresse}}, {{Tantiemes}}.
3. Envoi email à chaque convoqué
Chaque destinataire reçoit sa convocation nominative en PDF, avec pièces jointes complémentaires si besoin (règlement, projet de résolutions).
Pourquoi BatchDoc
Convocation assemblée générale copropriété
Générez en une opération toutes les convocations d'AG de copropriété, chacune avec le bon nombre de tantièmes et de lots.
Convocation assemblée générale association
AG ordinaire, extraordinaire, élective : chaque adhérent reçoit sa convocation avec ordre du jour et pouvoir joint.
Convocation CSE
Titulaires, suppléants, invités : la bonne convocation à la bonne personne, avec l'ordre du jour et les délais légaux respectés.
Conseil municipal et conseils syndicaux
Envoi nominatif aux élus ou membres, avec pièces jointes (délibérations, rapports).
Et après l'assemblée : notifier le procès-verbal
L'AG ne s'arrête pas au dernier vote. Le syndic doit notifier le procès-verbal aux copropriétaires opposants et défaillants dans le mois qui suit l'assemblée : c'est cette notification qui fait courir le délai de contestation de deux mois prévu à l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965. Rater cette étape ou l'exécuter en retard, c'est risquer des recours et des décisions fragilisées.
La mécanique est exactement la même que pour les convocations : une liste Excel des copropriétaires concernés, le PV en modèle Word avec les champs nominatifs (nom, lot, résultats des votes), et BatchDoc génère un procès-verbal personnalisé par destinataire, envoyé par email avec accusé de réception. Idéal pour les syndics de grands ensembles qui gèrent des centaines de copropriétaires et ne peuvent pas se permettre un envoi manuel.
Voir le modèle de procès-verbal d'AG →Questions fréquentes
Puis-je joindre des documents supplémentaires (ordre du jour, pouvoir) ?+
Oui, vous pouvez ajouter une pièce jointe commune à tous les emails (règlement intérieur, projet de résolutions, formulaire de pouvoir).
Les délais légaux d'envoi sont-ils respectés ?+
L'envoi est instantané dès que vous cliquez sur « Envoyer ». Vous choisissez la date de lancement pour respecter les délais légaux (21 jours pour une AG de copropriété, par exemple).
Puis-je conserver une trace des envois ?+
Oui. BatchDoc conserve la liste des envois avec date, destinataire et statut de remise, utile en cas de contestation.
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