Publipostage pour les mairies et collectivités
Le quotidien administratif d'une commune, ce sont des courriers personnalisés en nombre — et Word oblige encore à découper, renommer et envoyer chaque document un par un.
BatchDoc automatise tout depuis un fichier Excel : une ligne par administré, votre modèle de courrier habituel, et tous les documents sont générés, nommés et envoyés automatiquement.
Comment faire avec BatchDoc
1. Votre fichier Excel
Une ligne par administré : nom, adresse, email, référence de dossier, montant… Vos exports existants fonctionnent tels quels.
2. Votre modèle Word
Reprenez le courrier type de la commune, en-tête et signature comprises, et insérez les champs personnalisés : {{Nom}}, {{Adresse}}, {{Date}}.
3. Documents générés et envoyés
BatchDoc produit un document individuel par ligne, correctement nommé, en PDF ou Word, téléchargeable en lot ou envoyé par email à chaque destinataire.
Cas d'usage en mairie
Courriers aux administrés
Informations travaux, enquêtes publiques, recensement : le même courrier personnalisé pour tout un quartier ou toute la commune.
Convocations
Conseil municipal, commissions, réunions de quartier : chaque convoqué reçoit sa convocation nominative avec l'ordre du jour.
Attestations et courriers administratifs
Attestations, notifications, réponses type : des documents individualisés produits en une seule opération.
Invitations aux événements communaux
Vœux du maire, cérémonies commémoratives, repas des aînés : invitations nominatives à partir de vos listes Excel.
Courriers de relance
Cantine, périscolaire, redevances : relances personnalisées avec le bon montant et la bonne échéance pour chaque famille.
Protection des données des administrés
Les données des administrés sont hébergées en Europe. Les fichiers importés comme les documents générés sont supprimés automatiquement sous 7 jours : BatchDoc ne conserve pas de base de données de vos administrés.
Un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD est disponible sur demande, pour être annexé à votre registre des traitements.
Lire la politique de confidentialité →Questions fréquentes
Peut-on utiliser nos modèles de courrier existants ?+
Oui. Votre document Word habituel, avec l'en-tête de la commune, s'utilise sans rien changer : il suffit d'y insérer les champs à personnaliser.
Où sont hébergées les données des administrés ?+
En Europe. Les fichiers importés et les documents générés sont supprimés automatiquement sous 7 jours.
Faut-il un marché public pour s'abonner ?+
Non : le montant de l'abonnement est très inférieur aux seuils de mise en concurrence applicables aux achats de fournitures et services.
Combien de documents peut-on générer ?+
De quelques dizaines à plusieurs milliers de documents par lot. 20 documents par mois sont offerts pour tester le service.
Prêt à gagner des heures ?
Créez votre premier lot de documents en moins d'une minute. Sans installation, sans carte bancaire.